Optimiza la inversión en tu evento haciendo del vídeo la piedra angular tu comunicación. Descubre cómo el video marketing de eventos te puede ayudar, y conoce algunos proyectos en los que hemos colaborado desde Video Empresas.

Introducción: Vídeos para Eventos

Organizar y comercializar un evento no es fácil. Puede reservar el mejor lugar, programar a los mejores oradores y organizar el mejor catering, pero el evento seguirá siendo un fracaso si no se presenta nadie. Tanto si el evento es presencial como si es online, como los seminarios web, hay que despertar el interés de los posibles asistentes, a veces desde medio mundo.

Esto es especialmente cierto cuando se relajan las restricciones de la COVID-19. Todos los eventos presenciales quieren recuperar el tiempo perdido, lo que aumenta el ruido y la competencia. ¿Cómo puedes hacer tu evento algo diferenciado en lo que la gente se fije?.

La respuesta es el vídeo. El vídeo debe ser la piedra angular en cualquier estrategia de marketing de eventos, cuando se trata de impulsar la participación antes, durante y después de los eventos. Vamos a revisar cómo utilizar vídeos en cada una de estas etapas.

Indice de Contenidos

– ¿Por qué hacer vídeos para eventos?
– El vídeo antes del evento
– Vídeo durante el evento
– Vídeo después del evento
– Conclusión

¿Por qué Hacer Vídeos?

La clave es generar emoción. ¿Por qué la gente va a los conciertos, a los partidos de fútbol y a las convenciones de cómics? Porque son emocionantes. Puedes hablar de tus ponentes, las oportunidades de networking, etc., pero las palabras, las fotos y el audio por sí solos no pueden transmitir la diversión y la conexión de un evento como lo hace el vídeo. Ese tipos de mensajes por escrito nunca podrán generar emociones. Captura esa sensación de diversión, frescura y descubrimiento con vídeos de eventos.

El vídeo sitúa a los asistentes en la acción. Pueden ver por sí mismos lo que hace que su evento sea especial y, por tanto, que merezca la pena su valioso tiempo.

Cuando se trata de video marketing de eventos, el vídeo es la herramienta, siempre y cuando su realización y publicación siga una estrategia como la siguiente:

  • Antes del evento. Objetivo: generar expectación, registros y viralidad
  • Durante el evento. Objetivo: impulsar la participación, dar a conocer la marca.
  • Después del evento. Objetivo: impulsar la acción posterior, recordar a los asistentes lo bien que se lo han pasado, inclinándolos a asistir a otro evento en el futuro.

En las siguientes secciones, cubriremos las mejores prácticas de marketing de eventos que pueden prepararle para el éxito.

Vídeo Antes del Evento

Tus posibles asistentes tienen montones de eventos que compiten por su tiempo y atención. Para convencerles de que se apunten a su evento o se pasen por su stand en la feria, debes diferenciarte. Veamos algunos ejemplos.

Publicitar con vídeos del evento

Piense en el tráiler de una película de gran éxito y en la forma en que le anima a ver el largometraje. El vídeo promocional de su evento debe hacer lo mismo: capturar los aspectos más destacados en un paquete digerible para que la gente se entusiasme.

Cuando creas un vídeo promocional para un evento, combinas en un todo avances del contenido del evento, mini-entrevistas con ponentes, y testimonios de antiguos asistentes.

Se flexible con el formato: Prueba con un anuncio del evento, un lanzamiento de entradas, un recordatorio o incluso preguntas frecuentes. No te olvides de cerrr tu vídeo con una fuerte llamada a la acción (CTA), y una eficaz landing page del evento, para impulsar las inscripciones.

¿No tiene imágenes de eventos anteriores que mostrar? ¡Se creativo! Utiliza imágenes relacionadas aunque no sean de tus propios eventos. La clave es la generación de emociones. Por ejemplo este vídeo realizado con algo de creatividad y after effects se realizó para promocionar un evento de email marketing, enviándolo el cliente a su base de datos.

Crea vídeos comerciales de divulgación

Una forma de estimular la asistencia a un evento es conectar directamente con los posibles asistentes. Dirigirse directamente a ellos con mensajes personalizados.

Esto se puede hacer por parte del equipo de ventas con tan solo una cámara web y unos minutos. Mejor áun si puede conseguir que sus ponentes creen también vídeos de divulgación.

Invite a los asistentes potenciales a inscribirse, o pida a los inscritos confirmados que reserven una reunión con uno de sus representantes de ventas. Es una forma de bajo coste pero de gran impacto para crear esas conexiones personales que realmente impulsan la asistencia.

En este vídeo Capitalsur Advisors habla del éxito tenido otros años y de cómo espera repetir en 2022, incluyendo además testimonios de algunos de los ponentes.

O el caso de este evento de vinos

Vídeo Durante el Evento

Por fin ha llegado el gran día. La organización del evento te ocupará un montón de tiempo, pero no dejes de lado la oportunidad de capturar y generar un montón de recursos de vídeo en el evento, que podrá maximizar el retorno de la inversión (ROI) a largo plazo de su evento.

Piense estratégicamente en las oportunidades de vídeo durante el evento. Ayudarán a impulsar futuras inscripciones, ya que servirán como una fuente de contenido durante todo el año.

Live Streaming de Eventos

Amplía el alcance de tu evento transmitiéndolo en directo. El hecho de que alguien no haya podido asistir a su evento no significa que deba perdérselo. El live streaming de tu evento, en su integridad o sólo las conferencias magistrales, es una gran forma de atraer audiencia y promocionar la marca.

Basta con mirar a Marketo. Transmitieron en directo su cumbre Marketing Nation. Casi mil personas vieron la transmisión, lo que aumentó la asistencia general al evento en casi un 15%. Esto ayudó a convertir la Cumbre en uno de los principales programas de generación de oportunidades de Marketo.

Si eso no es suficiente, considere la Fundación de Arkansas para la Atención Médica (AFMC), que duplicó el alcance de su audiencia al transmitir en vivo 12 eventos educativos. La organización sin ánimo de lucro observó que, además del aumento de la participación en bruto, la transmisión en directo también proporcionó un valor adicional a los miembros y ahorró a la organización grandes cantidades de dinero en el lugar de celebración y el catering.

El live streaming atrae gente, pero no olvides que las grabaciones de esas transmisiones también pueden utilizarse después. Una vez finalizado el evento, pueden convertirse en valiosas piezas de contenido perenne que siguen generando tráfico mucho tiempo después, como hace Ted Talks con sus charlas:

Captura Testimonios de Clientes y Otros

Tus ponentes, clientes, equipo e influencers están todos juntos en un mismo lugar. Muéstralos en todo su esplendor.

Los ponentes son una de las principales características de su evento, así que aprovecha al máximo su inversión. Graba entrevistas de liderazgo intelectual con expertos del sector que luego pueda reutilizar como contenido fresco. Además, muchas de estas personas también agradecerán un poco de promoción adicional.

Sus asistentes son también una rica fuente de potencial de vídeo. Prepara un entorno de grabación tranquilo y profesional y haz que la gente hable de sus experiencias. Esta es una oportunidad de oro para estar en la misma sala que las personas que realmente utilizan su producto. Aprovéchala y captura testimonios que puedas utilizar en futuros programas o incluso convertirlos en auténticos estudios de caso.

Los testimonios de los asistentes al evento son tanto más interesantes cuando  más emociones pueden comunicar: grabar en pleno apogeo del evento alimentará la campaña de inscripción del próximo año.

Utiliza tus Vídeos en todas partes

Hay muchas otras formas de utilizar el vídeo durante tu evento, incluso en un smartphone. He aquí algunos ejemplos:

  • Reproducción de vídeo en el stand de la feria para atraer a los transeúntes
  • Vídeo en las sesiones de conferencias para entusiasmar a la audiencia con el tema o para ilustrar puntos específicos
  • Marketing del evento en las redes sociales con vídeos que muestren lo más destacado del evento, que sean fáciles de compartir por los asistentes y que muestren a los que se quedaron en casa lo que se han perdido

Vídeo Marketing después del Evento

Utilizar vídeos después del evento es tan importante como antes o durante el mismo. El vídeo marketing de eventos ayuda a traer grandes recuerdos y a mantener la energía del evento mucho después de que se apaguen las luces. Además, si lo haces bien, acabarás con toneladas de vídeo que podrás utilizar para llenar tu calendario editorial a largo plazo.

Vídeos de Seguimiento

Es probable que sus asistentes hayan creado todo tipo de recuerdos, conocido a mucha gente nueva y aprendido mucho durante tu evento. Con el vídeo, puedes ayudar a mantener los detalles más importantes en sus mentes.

Tu equipo de marketing puede producir recapitulaciones posteriores al evento, mientras que tu equipo de ventas puede hacer un seguimiento de los clientes potenciales que se han registrado pero no han atendido, o que han visitado tu stand, mediante vídeos rápidos y personales.

El vídeo es una forma perfecta de consolidar las impresiones positivas y memorables de los asistentes a tu evento. Ayudará a que su marca destaque entre la multitud.

Promociona y Reutiliza Contenidos

Ya tienes un montón de contenido de vídeo. Ahora es el momento de ponerlo a trabajar. En Video Empresas un evento puede generar suficiente material como para que sigamos publicando contenido nuevo seis meses o incluso un año después.

Utiliza los vídeos de tus eventos para dar más fuerza a tus blogs, campañas de correo electrónico, publicaciones en las redes sociales, etc. Te recomendamos además organizar tus vídeos en una única galería, para facilitar al los usuarios descubrir y disfrutar fácilmente del contenido.

La empresa Vidyard tiene «centros de vídeos» que cumplen este cometido. Son excelentes herramientas de video marketing de eventos. Reúnen sus vídeos en un único lugar que refleja la marca de su organización y está libre de anuncios y distracciones. Las analíticas de vídeo hacen un seguimiento de quién lo está viendo y le dan pistas sobre el comportamiento de los espectadores.

Conclusión: ¡Utilizar vídeo para tus eventos!

Los videos para eventos son lo más parecido a estar en persona. Son una forma ideal de capturar toda la emoción y diversión, lo que significa que deberían clave en cualquier evento. El video marketing de eventos es tu estrategia para aumentar la asistencia de una manera eficiente, promocionar tu marca y rentabilizar tu presupuesto de marketing.